Sundhedsplatformen giver både personale, patienter og pårørende et bedre overblik og sikrer, at behandling af patienter bliver bedre på Sjælland.
Interview med Søren Truelsen, delprogramleder implementering på Sundhedsplatformen
Men først skal sundhedspersonalet omstille sig til en helt ny hverdag: et dusin sygehuse og mere end 50 institutioner, der har gjort tingene på lige så mange måder, sejler lige om lidt af sted i samme supertanker – og efterlader i kølvandet en bunke indgroede vaner, alenlange journaler og gamle diktafoner.
Søren Truelsen, delprogramleder på implementering hos Region Sjælland, siger:
”Det er ikke en nem opgave: Vi ændrer ved traditioner og holdninger, der har stor betydning for personalets hverdag, og som har eksisteret på sygehusene de sidste 50 år.”
Opgør med gamle vaner
Når Region Sjælland går live med Sundhedsplatformen på sine fem sygehuse ultimo 2017, vil regionens sundhedspersonale se verden gennem nye briller. Den normale tilgang til forandringsledelse er at informere og satse på, at næste skridt bliver accepteret. Sker det ikke, synliggør man fordele ved den nye løsning - men udfordringen med Sundhedsplatformen er større, fordi den ændrer rollefordelingen mellem sygehusets personalegrupper, hvilket kræver en ændring af vaner, som er opbygget gennem årtiers arbejde og organisering: lægen kan fx ikke længere gå i enrum for at diktere information og få sekretæren til at opdatere journalen – nu skal han eller hun selv dokumentere i en onlinejournal, mens patienten sidder ved siden af. Det er den allerstørste udfordring. Sundhedsplatformens arbejdsgange tager udgangspunkt i et princip om at registrere data, hvor de opstår, hvilket kræver store personlige holdningsændringer til opgavefordelingen mellem personalegrupperne på sygehusene. Søren Truelsen fortæller:
”Det handler om vanebrydning, når læger fx skal overbevises om det fornuftige i, at de selv skal dokumentere sammen med patienten. Vi kan tage første spadestik og kommunikere fornuften i arbejdsgangene, men der kommer til at gå flere år, inden alle er med ombord.”
De første erfaringer fra sygehusene i Region Hovedstaden viser, at der hos de yngre lægegrupper er større villighed til at se på rollefordeling og måder at løse opgaver på, men Sundhedsplatformen bringer alle ud af deres komfortzone. Naturligt nok stiller nogle læger spørgsmålstegn ved, hvorfor de skal udføre opgaver, deres sekretær plejer at håndtere, når deres tid er dyrere, og de måske - indtil de nye arbejdsgange bliver indarbejdet - har vanskeligere ved at nå det samme antal patienter som i dag. De argumenter skal adresseres, ligesom de nye samarbejdsrelationer mellem personalegrupper, men det gør man ikke i implementeringsprocessen, hvor fokus er på at sikre sikker drift.
”Mange nye forhold kan forberedes og planlægges, men det er først efter, at systemet er gået live, at vi kan se, hvor adfærden bliver udlevet, og hvor forandringsledelsesprocessen rigtig tager fart,” siger Søren Truelsen.
Mange kokke
I mange projekter bestemmer få mennesker strategien for en forandringsproces, og man arbejder med udvalgte nøgleinteressenter. Sundhedsplatformen er et anderledes sindrigt puslespil med et væld af interessentbrikker, hvor man ikke bare kan udstikke en retning og bede alle marchere samme vej. Region Sjælland er blot én af tre hovedinteressenter og skal arbejde sammen med sygehusene og programmets styregruppe – plus alle regionens tværgående funktioner. Alle har aktier i projektet: fra økonomiafdelingen og personalejura til PFI - et tværgående center som understøtter hele organisationen og medvirker til at sætte en strategisk retning. Søren Truelsen siger:
”Implementeringsprojektet kan ikke bare bestemme, hvordan implementeringen skal foregå. Vi er nødt til at samle de pågældende interessenter på en lang række indsatsområder og sikre, at vi skaber konsensus og har en fælles tilgang. Målsætningen er jo netop en ensartet og standardiseret implementering på alle regionens sygehuse.”
Færre børnesygdomme – flere holdninger
Region Hovedstaden implementerer systemet først, mens sygehusene i Region Sjælland først for alvor går i gang i november. Det er en fordel i forhold til, at nogle børnesygdomme vil være løst inden startskuddet lyder i Region Sjælland, men den forskudte implementering giver en række udfordringer.
”Det er meget sværere at arbejde entydigt med kommunikationsopgaverne, når personalets holdninger påvirkes af den offentlige debat og fagpolitiske holdninger i medierne. Det er ikke forandringsledelseskommunikation, som vi er vant til. Et er, hvornår vi starter den, noget andet er, om Region Sjælland skal have en holdning til Region Hovedstaden – det er også en kæmpe udfordring,” siger Søren Truelsen.
Implementeringsteamets målsætning er at levere så nuanceret information som muligt om Sundhedsplatformens funktionalitet. De forskellige personalegrupper skal samtidig vide, at det system, de tager i brug, ikke nødvendigvis er den endelige løsning. Den nye sundhedsplatform er et dynamisk og fleksibelt system og en del tilpasninger kan først gennemføres, når de enkelte specialer har fået hands-on erfaring og lært de mange nye muligheder at kende. Søren Truelsen fortæller:
”Vi skal have brugererfaringer, hvorefter vi helt sikkert vil finde ting i de enkelte fagområder, som kan blive mere målrettede. Det sker lige nu i Region Hovedstaden på Gentofte og Herlev sygehuse, der har arbejdet med systemet siden maj.”
Kun nødvendig information
Den helt store udfordring er dog at sikre en holistisk tilgang og sammenhæng på tværs, selvom implementeringsteamet i den daglige opgaveløsning dykker ned i forskellige siloer. Det er netop menneskene i projektet, der motiverer Søren Truelsen: sundhedspersonalet på sygehusgangene har brug for konkret at vide, hvad der forventes af dem, og hvordan de fremtidige arbejdsopgaver skal løses. Derfor er Søren Truelsens erklærede mål kun at levere den absolut nødvendige information om implementeringsprocessen - og samtidig give et tydeligt billede af den fremtidige driftssituation, så personalet kan forholde sig til og drøfte den nye situation inden opstart.
”Forandringen er så stor, og der er så meget i spil. Bare det at arbejde sammen om opgaven er en kompleks udfordring, men det er spændende at være med til, fordi Sundhedsplatformen i sidste ende kan gøre en stor forskel for patienten. Løsningen er ikke nem, og den er ikke optimal fra dag ét, men projektet er historisk og vil ændre fundamentet for at lave bedre og mere effektiv behandling fremadrettet.”
Søren Truelsens opgaver på Sundhedsplatformen
Søren Truelsen er delprogramleder for den samlede implementering af Sundhedsplatformen på Region Sjællands fire sygehuse, psykiatrien, sygehusapoteket og fem selvejende institutioner. Han har fire indsatsområder i sit delprogram:
- Parathed og forandringsledelse
- Uddannelse og support
- IT og teknik
- Intern og ekstern kommunikation
3 stærke erfaringer
1) Ved et program i denne størrelsesorden er det utrolig vigtigt, at man har strukturen og governance på plads fra første dag.
Det sparer alle på projektet for en del forvirring, frustration og drøftelse af, hvordan setup’et skal fungere. Det sagt, så er der som regel også politiske interesser, der skal varetages, som ikke bliver løst af, at governance og struktur er på plads.
2) Man skal hurtigt skabe en fælles forståelse af, hvad den samlede opgave handler om. Næsten alle hovedinteressenter efterlyser overblik: hvad projektet betyder for dem, hvilke implementeringsopgaver de skal igennem osv. Det billede udvikler sig hele tiden, så det er vanskeligt at skabe overblikket fra første dag. Samtidig er der meget information, som ikke er tilgængelig, fordi Sundhedsplatformen er i gang med at implementere på sygehusene i Region Hovedstaden og først formelt starter i Region Sjælland til november. Man skal også huske, at vi bliver klogere undervejs. Sundhedsplatformen bliver løbende forbedret gennem erfaringer fra Gentofte og Herlev sygehuse ligesom implementeringskonceptet bliver evalueret og tilpasset undervejs.
3) Når opgaven er omfattende og mange mennesker i mange organisationer arbejder sammen, er nedbrydning og afgrænsning af opgaverne i håndterlige størrelser en nødvendighed. Når opgaveløsninger skal kommunikeres er samling og sikring af sammenhæng mellem de enkelte komponenter en udfordrende nødvendighed.
Blå bog
Navn: Søren Truelsen
Alder: 57
Udd.: Cand. merc i strategisk ledelse.
Titel: Delprogram-leder, implementering
Har tidligere været i Capgemini Sogeti, Arthur Andersen og lignende større konsulentfirmaer.
