Implementeringen af Sundhedsplatformen er et gigantprojekt, der vil ændre sundhedshistorien på Sjælland. Projektet går ud på at indkøbe, tilpasse, implementere og standardisere den måde, der arbejdes og dokumenteres på i alle hospitaler i hhv. Region Hovedstaden og Region Sjælland.
Interview med Henning Trier, IT-udviklingschef Region Sjælland
Det skal være nemmere at arbejde godt. Derfor har Region Sjælland og Region Hovedstaden slået pjalterne sammen om at indføre Sundhedsplatformen. Det er en gigantisk teknisk og forandringsledelsesopgave, som kort sagt går ud på at implementere et amerikansk IT-system på 17 hospitaler på tværs af to regioner.
Sundhedsplatformsprogrammet er delt i tre delprogrammer. Det fælles spor: Sundhedsplatformsprogrammet - og to delprogrammer i hver af de to regioner. Sammenlagt arbejder omkring 500 mennesker på at implementere Sundhedsplatformen.
Implementering af Sundhedsplatformen ændrer fundamentalt den måde sundhedspersonalet arbejder på. Systemet er en ny måde at organisere mødet med patienten, behandlingen og styringen af hospitalet på.
Sundhedsplatformen samler alle oplysninger om patienten i én samlet elektronisk journal på tværs af de to regioner. Det skaber overblik, sikkerhed og giver behandlingsforløb med færre fejl.
Indtil nu har Region Sjælland og Region Hovedstaden haft hver sit IT-system, hvor den primære viden om patienten står i en tekstjournal, hvilket er ensbetydende med ofte meget tekst, som kan være svært at få overblik over i en travl hverdag. Med Sundhedsplatformen indføres et system, der er baseret på struktureret data, som har til hensigt hurtigt at give et overblik for klinikkerne.
Derfor har man med hjælp fra sundhedspersonale dissekeret arbejdsgange for at forbedre og standardisere tilgangen til patientbehandling på tværs af de to regioner. I en demokratisk proces har sygeplejersker, overlæger, ortopædkirurger og mange, mange flere stemt for og imod løsninger med grønne og røde kort – og dermed været med til at tilpasse det amerikanske system til en dansk klinisk hverdag. Det har bl.a. resulteret i en patientjournal, hvor man ikke længere selv skal beskrive i fri prosa f.eks. et brækket ben eller en frossen skulder, men hvor man tikker bokse af i et skema – med patienten siddende ved siden af.
”Det er en gigantisk forandringsledelsesopgave, som vi ikke er nået i mål med endnu. Men det er også her, vi kan hente en stor gevinst: vi sparer tid, der skal færre mennesker indover, og det øger patientsikkerheden,” siger IT-udviklingschef Henning Trier, der har ansvaret for alle IT-udviklingsprojekter i Region Sjælland.
Professionel leverandør
Det blev amerikanske Epic, der vandt udbuddet. IT-udviklingschefen har kun rosende ord til amerikanerne, der har vist sig super professionelle og med en vilje til at arbejde agilt. Som en del af Epics koncept skal man sikre meget involvering, særligt fra lægernes side, for uden dem bliver det svært at få systemet implementeret. Derfor blev sundhedsfaglige råd fra alle faggrupper sat stævne for at diskutere, hvordan man fremadrettet skal arbejde indenfor de enkelte fag. Det var en af de første dele af Epics implementering. Henning Trier siger:
”Med Epic som leverandør har vi også købt en et implementeringskoncept, som har meget fokus på lokal forankring. Det er et godt afsæt for succes.”
Langsommelig opstart
Der er selvsagt myriader af udfordringer på så stort et IT-projekt, men en af de ting Henning Trier har hæftet sig ved er, at det gik langsomt med at få folk op i gear. Der gik fem måneder med at få certificeret folk, hvor projektet nærmest stod stille. Henning Trier fortæller:
”Epic leverer et stykke standardsoftware. De ekstra features man har bestemt en afdeling skal have, skal bygges på, men for at få lov til at tilpasse systemet, skal man være certificeret som ’bygger’ hos Epic. Det var et krav de stillede til os i udbudsmaterialet: De vil være sikre på, at vi ved, hvad vi laver. Udvalgte medarbejdere blev sendt i træning og til eksamen, hvor de havde tre forsøg. Nogle bestod ikke, og så måtte vi sende nye afsted.”
Alle byggerne bliver tilknyttet en ny systemforvaltning. Med det gamle journalsystem, ringede man til leverandøren og bad dem om at ændre ting. Nu kan regionerne gøre det selv.
”Vi sparer meget, men bliver nødt til at få en helt anden form for systemforvaltning. Byggerne bliver sendt tilbage til regionerne, når programmet er færdigt, så de fortsat kan udvikle på systemet,” siger Henning Trier.
Når de enkelte afdelinger har bygget deres bid af systemet færdig, og sygehusene er i godt gang, vil der komme nye afstemninger med røde og grønne kort, hvis noget ikke fungerer, da målet er at fastholde ensartetheden på tværs af sygehuse og regioner.
Projektlederudfordringer
Det kræver sin mand eller kvinde at være projektleder på et mastodontprojekt som Sundhedsplatformen. Samarbejde mellem to regioner og 500 mennesker giver mange kulturelle og arbejdsmæssige forskelle, hvilket har betydet en del udskiftning i rækkerne. I 2014 satte Region Sjælland 12 af sine egne projektledere på projektet – to år senere er der to tilbage. Geografi har været en medvirkende faktor, da projektlederne pludselig skulle køre frem og tilbage 3-4 gange om ugen mellem Sorø og København. Derudover kom de ind i en stor leveranceorganisation, hvilket kræver selvledelse, og at man vender tilbage til sin linjeleder, når der er udfordringer. Kort fortalt måtte IT-udviklingschefen ud og finde eksterne ressourcer – hvilket han indtil videre har haft blandede erfaringer med:
”Det er svært af finde konsulenter, der tager ejerskab fra første dag. Samtidig falder projektlederne ofte i to kategorier: enten er de meget dygtige fagligt og mangler personaleledelse eller omvendt. Hvis man er freelancer, skal man være ekstremt kompetent. Det er min holdning, men det er ikke altid virkeligheden. Det har været en blandet landhandel og nogle har jeg været nødt til at sende hjem.”
Henning Trier oplever samtidig, at konsulenter er dårlige til at sige fra. Når en konsulent gør det godt, uddelegerer han flere opgaver og spørger, om de kan magte mere.
”De siger ja, fordi de føler, at de bliver nødt til det – men tit ender jeg med leverancer af dårlig kvalitet. Ganske få siger nej, og det er naturligt, men det er ikke professionelt. Jeg forventer, at man siger fra.”
Fakta om sundhedsplatformen
- Frem mod 2018 indføres Sundhedsplatformen på alle sygehuse og institutioner i Region Hovedstaden og Region Sjælland
- Region Sjælland begynder at indføre Sundhedsplatformen november 2017
- Leverandøren Epic leverer løsninger til mere end 1.100 sygehuse verden over
Blå bog
Navn: Henning Hoepfner Trier
Alder: 45
Udd.: Cand. scient. fra København Universitet, arbejdet i it-branchen siden 1998, heraf 8 år i din private sektor og de sidste 9 år i Region Sjælland.
Titel: IT-udviklingschef Region Sjælland
Overordnet ansvarlig for alle regionens it-udviklingsprojekter og har en særlig opgave som IT-udviklingschef i forbindelse med Sundhedsplatformen. Skal sikre og hjælpe til at det bliver en succes, og er den daglige sparring mellem programmet og topledelsen i Region Sjælland.
