Hvad arbejder du med lige nu?
Jeg arbejder på et projekt ved Rigspolitiets Koncern IT, hvor jeg er ansvarlig for at planlægge en fysisk og organisatorisk flytning af en politienhed. Projektet består af seks forskellige spor, hvor jeg er ansvarlig for IT-sporet. Projektet er politisk og tidspresset, hvilket udfordrer risikovurderingen og kvaliteten, især fordi det også inkluderer en delvis flytning af personel og udstyr.
Vidensdeling i projektet foregår på tværs af kundens interne ressourcer, politienheden som skal flyttes, samt det nye netværk, der skal varetage politienheden. Min opgave er at lade interessenterne bidrage med viden, som jeg indsamler og deler i en drejebog.
Hvilke udfordringer står du med i forhold til at dele viden?
Det er et meget bredt projekt, så arbejdsopgaver og viden skal koordineres på tværs af de seks spor. Man skal hele tiden overveje, om en beslutning har betydning for de andre spor – hvilket er svært at gennemskue på tværs af så stort et program. Det kan virke uvigtigt, at en projektleder ændrer en flytning fra den 2. til den 1. i måneden, men det skal kommunikeres bredt, da en anden projektleder skal sørge for flyttemænd og opsætning af borde.
Hvordan griber du udfordringen an?
Jeg bruger meget tid på at forstå, hvordan viden kommer til mig, hvor meget der skal gå videre, og hvem der specifikt har brug for den. Folk skal ikke bombarderes med info. Det gælder om at finde en balance. Min tilgang er at lave ugentlige statusrapporteringer, hvor jeg forsøger at få al relevant viden ind i punktform. Hvis et punkt er relevant for en af interessenterne, kan de bede om en uddybning. Jeg sender status via email for hurtig eksekvering og for at nå et bredt publikum, men holder også statusmøder hver anden uge i mit spor, hvor jeg har medarbejdere fra begge organisationer repræsenteret.
Hvad er det mest interessante aspekt af vidensdeling for dig?
Jeg ved meget om IT, men jeg blander mig helst ikke i faktuel viden. Hvis jeg antager nogle ting, tager jeg specialisternes arbejde fra dem – hvilket jeg vurderer, er en af de største faldgruber for en projektleder.
Mit job er ikke at fortælle specialisterne, hvad de skal gøre, men rydde sten af vejen, så de kan udføre deres arbejde. Den tilgang får det bedste frem i specialisterne: De skal ikke bare udføre en opgave, men tænke over, hvad der er den bedste løsning for organisationen.
Hvordan holder du dig skarp?
Jeg bestræber mig på at afsætte tid til kurser mindst én gang om året, da en stor del af min nye viden kommer herfra. Jeg får også nye erfaringer fra arbejdet, da alle projekter gennemføres forskelligt. Efter hver afsluttet opgave opdaterer jeg mine egne skabeloner, som jeg kan genbruge fremadrettet.
Jeg har en gruppe af kolleger fra ti år tilbage. Alle har arbejdet inden for projektledelse, og nogle er i dag ledere. Vi er 10-12 stykker, der mødes et par gange om året, ofte med besøg af en ekstern foredragsholder. Senest var jeg til et oplæg af Stephan Jensen omkring forandringsprojekter.
På et andet fordrag, jeg deltog i, fik vi vist en øvelse, man kan bruge, hvis der er dårlig stemning på et projekt: deltagerne fortæller noget positivt om hinanden og sætter en gul lap på den enkelte for hver kommentar. Det giver et godt boost i en projektgruppe. Derudover holder jeg mig opdateret med nogle konsulenter, som jeg har arbejdet med på forskellige projekter. Vi ses til fredagsøl eller en cykeltur og taler om, hvor vi er, og hvilke udfordringer vi har.
